電子カルテで同意書をペーパーレスに。メリットや運用方法を紹介
電子カルテの導入が進む一方で、同意書などの紙文書の電子化が進んでいないクリニック・診療所は少なくありません。
サインをしてもらった同意書をスキャンし、電子化することも1つの方法ですが、手間がかかってしまうのも事実です。
今回は、電子カルテで同意書をペーパーレス化する方法や、ペーパーレス化するメリットについてご紹介いたします。
目次
電子カルテの導入で同意書のペーパーレス化を
手術などの医療行為を行う際には、手術や施術を行う際に同意書にサインをしてもらう必要があります。
電子カルテなどでIT化が進む中、同意書はまだ紙でサインをしてもらっているという医療機関は多いのではないでしょうか。
電子カルテには、患者サイン機能をサービスの連携をして使えるものもあり、導入をすることで同意書もペーパーレス化することが可能です。
医療における同意書の役割とは？
同意書とは、手術や施術を受ける患者が医者の行う施術を受けることを受諾する医師を記載した書面です。
医師が手術をすることによって、患者は身体的侵襲を伴うため、充分に説明を受け、患者・医師共に納得できる医療内容を形成するプロセス（インフォームドコンセント）を踏まなければなりません。
医療行為を同意なく行うと、傷害罪にあたってしまいますが、医療行為は有意義なことですので、正当行為（刑法35条）となります。正当行為であることを証明するために、同意書が必要になるのです。
また、患者の理解を深め同意書にサインをしてもらうことで、不明点を説明したこと等を記録に残すことができ、万が一の訴訟に備えることもできます。
同意書の保存期間は？
同意書の保存期間は、カルテ等の診療録と同じように完結の日から5年間とされています。
診療が始まった日ではなく、診療が終わった日から保存期間を数えなければなりません。
紙で同意書を記入してもらった場合には、5年間原紙を保管する必要があり、電子化するにはタイムスタンプや電子署名をつける必要があります。
同意書のペーパーレス化のメリット
では、同意書を電子化するとどのようなメリットがあるのでしょうか。
同意書をペーパーレス化する主なメリットは以下の3つです。
- 用紙や印刷のコストを削減できる
- 作業負担を軽減できる
- 文書の検索も容易になる
上記について解説いたします。
用紙や印刷のコストを削減できる
同意書を書いてもらうためには、まず紙の同意書を印刷しなければなりません。
用紙や印刷のコストは微々たるものですが、印刷代が1枚3円だとして、毎日500枚程印刷していたとすると、30日間で4万5千円の出費となり、1年間では約55万円の出費となります。
また、紙の同意書が増えることによってその管理のためのスペースも必要になり、管理の手間もかかるでしょう。
ペーパーレス化を進めることによって、こういったコストや手間を削減することが可能になります。
作業負担を軽減できる
同意書を電子カルテに統合する際には、紙の同意書をスキャンし、電子カルテに紐づける必要があります。
ですが、電子同意書を導入することでその作業の必要が無くなるため、医師やスタッフの作業負担を軽減することにつながります。
業務効率を向上させることによって、「医師が診断に集中することができ、医療の質が上がる」「スタッフの負担軽減により残業・離職が減る」「患者の待ち時間を減らす」などの効果も期待できます。
文書の検索も容易になる
同意書を電子化することによって、文書の検索が容易になります。
例えば、いつ発行されたか、いつ回収されたか、患者番号や発行日などで検索をすることで、データ入力や検索するための時間を省くことが可能です。
病院内での情報共有がスムーズになる
同意書が電子化されていることによって、病院内での情報共有がスムーズになります。
診療中に必要な情報をすぐに確認することができ、また、複数の医師が同時に情報を確認することもできるので、「同意書の原本を探して渡す」などの時間のロスを無くすことができるでしょう。
同意書をペーパーレスにする方法
クリニックで同意書をペーパーレスにする方法は、大きく分けて2つあります。
1つは「紙にサインを貰い、それをスキャンして電子カルテに移行する」方法、
2つ目は「電子カルテに直接サインを貰い、最初から電子化をする」方法です。
それぞれのやり方をご紹介いたします。
スキャンして電子カルテに移行する
電子カルテに患者サイン機能がない場合には、紙にサインをしてもらい、スキャンして電子カルテに紐づける必要があります。
同意書は、単にスキャンをしてPDFデータ化をしただけでは、原本として認められません。そのため、原本は紙で保管しておく必要があります。
紙保管を不要にするためには、「電子署名」「タイムスタンプ」が必要になります。
参考：医療情報システムの安全管理に関するガイドライン第5.2版
電子カルテから直接記入してもらう
電子カルテには、患者サイン機能が搭載されていたり、システム連携が可能なものもあります。
その場合には、事前に同意書を読んでもらい、タブレット等でサインをしてもらうことが可能です。そのため、紙を印刷する・紙をスキャンするなどの手間がなく、スムーズにペーパーレス化を進めることができるでしょう。
MEDIBASEなら同意書を電子カルテ内で記載可能
「MEDIBASE」では、メルプWEB問診・シムビューとの連携が行えます。どちらも患者電子署名機能がついているため、同意書はもちろん、問診票のデジタルデータを原本化することが可能です。
クラウド型のためコストを抑えての導入が可能
「MEDIBASE」はクラウド型電子カルテのため、従来のオンプレミス型よりも低価格で導入が可能です。
オンプレミス型のように5年ごとの買い替えもなく、使用するパソコンの台数や利用者の人数に関わらず、月額39,800円～利用できます。
ペーパーレス化を進めたいけれど、費用対効果で迷われている方は、ぜひ一度ご相談ください。
クラウド型・オンプレミス型の違いやメリットは以下の記事も参考にしてください。
電子カルテはクラウド型・オンプレ型どっちがいい？メリットや比較のポイントをご紹介
IT導入補助金も利用可能
「MEDIBASE」は、中小企業・小規模事業者等がITツールを導入する際にかかる費用の2分の1以内の補助金を受けることができる「IT導入補助金」を利用可能です。
クラウド型・自由診療特化の電子カルテでは、補助対象になっているのはMEDIBASEのみです。
導入の際の費用も軽減できますので、ぜひこの機会にご検討ください。
まとめ
電子カルテの導入とWeb問診サービスの連携で、同意書もペーパーレス化が可能です。
同意書をペーパーレス化することで、用紙や印刷・スキャンの手間を省くことができ、作業負担を軽減することができるでしょう。
今後、医師の働き方改革も進んでいくことが予想されますし、医療機関のIT化は今後も推進されていきますので、早めにペーパーレス化を進めておくことをおすすめします。
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