クリニックが取り組むべき顧客管理について
従来から経営難の傾向にある日本の医療業界ですが、ここ数年は新型コロナウイルスの感染拡大により、さらに厳しい状況に陥っています。クリニックが経営を維持するためには顧客管理が重要なポイントです。
経営状態を改善したいと考えている担当者の方に向けて、この記事では、クリニックが取り組むべき顧客管理について具体的に解説しています。
目次
クリニックが取り組むべき顧客管理
2020年から拡大している新型コロナウイルス感染症は、患者の受診控えなどを招き、クリニックの経営に大きなダメージを与えています。
今なお、感染者の数は留まることを知らず終わりが見えないコロナ禍において、クリニックが経営を維持するためには、患者の情報を管理するだけでなく、患者との関係性をより良くすることなど、効果的な顧客管理が求められます。
コロナ禍で患者のリピート率を高める必要がある
現在さまざまな業界が、新型コロナ感染の波に多大な影響を受けており、他の業界と同様に、医療業界でも経営難に直面する病院の割合が全体の5割近くまできています。
クリニックにおいても、感染の波が高くなると来院者が減り、低くなると来院者が増える傾向があり、経営が安定しない状況です。
この背景から安定した来院者数を確保するためには、リピート率を高めることがポイントになるでしょう。患者情報を適切に管理し、良い関係性を築くことが重要です。
予約システムで待ち時間を減らす必要がある
緊急事態宣言下で実施する各種検診については、厚生労働省から実施日が延期されたことがありました。ところが、感染症が気になる患者さんたちの受診控えは、宣言解除後も続いています。往々にして患者が気にするのは、医療施設に行くことで自身が新型コロナに感染してしまうことです。
このため、クリニックでは待合室での密集を回避する必要があり、予約システムの導入が効果的です。インターネットで患者自身が予約でき、システム上に反映されるので、待合室の混雑を改善することができるでしょう。
クリニックの顧客管理なら電子カルテを活用すべき
電子カルテは、顧客管理において重要な患者情報を適切に把握できる便利なツールです。
カルテの共有・管理が可能な上、予約システムや売上管理が利用できるものもあり、自院に必要な機能が全てそろっているものを使えば、効率的に診察ができるようになります。
特に、美容クリニックは長期的に施術をする脱毛・レーザー治療なども多く、役務管理や顧客管理が乱雑になりがちなので、そのような機能が搭載されているものを導入すれば、より簡単に顧客管理をすることができるでしょう。
電子カルテで顧客管理をするメリット
電子カルテで顧客管理をすることによって、患者情報の入力や検索がスムーズに行えるようになります。
このほかにも、電子カルテを用いることで得られるメリットが複数あるので、具体的な例を紹介していきます。
カルテを探す手間が減る
電子カルテはサーバーに情報が保存されるので、パソコンやタブレットなどの端末でアクセスすれば、すぐにカルテを開くことができます。また、閲覧したい患者のカルテは、氏名やIDを入力すればすぐに検索することが可能です。
紙カルテのようにカルテを探す手間が減るため、スタッフの業務効率アップにつながり、患者の待ち時間の軽減にも直結するでしょう。
さらに、どんなに患者数が増えても、カルテの保管場所が増えることはないので、スペースの確保や整理の手間も削減できます。
売上管理も容易になる
電子カルテシステムの多くは予約管理や会計システムを連携させることができます。これによって、患者さんが受付を行ってから、診察～会計の流れを、電子カルテ内で一元管理できます。
これらのデータから、収益の分析や来院患者数の統計を取ることも可能です。売上管理も容易にできるようになるでしょう。
また患者層の傾向や、よく受けられている施術は何かなど、経営の見直しに役立つデータ分析も可能になります。
カルテの写真などに書き込むことも可能
電子カルテは写真やレントゲンなどの画像データも保存できます。
例えば、美容クリニックでは、施術のビフォーアフターの確認が必須ですが、取り込んだ写真を枠で囲んだり、文字を挿入したりできるので、患者への説明やインフォームドコンセントにも、効果的に使用できるでしょう。
役務管理も可能になる
美容皮膚科や美容クリニックなどでは、コースやチケットで管理する施術も多くなります。
役務管理をする特定商取引法で、期間が1か月以上継続し、料金が5万円以上発生する施術の場合は、役務管理の対象となります。
これを電子カルテで自動化することによって、患者は何回目の施術なのかなどをすぐに確認することができますし、途中解約や契約変更にも柔軟に対応できるようになります。
自由診療の顧客管理ならMEDIBASE
自由診療を扱うクリニックにおいて、顧客管理は経営の要ともいえる重要な役割を持ちます。顧客管理を適切に行うことで、提供する医療サービスの質の向上や、顧客満足度の向上、利益の拡大を目指すことができるでしょう。
「MEDIBASE」は自由診療に特化したクラウド型の電子カルテです。データ分析も可能で、自由診療の顧客管理に役立ちます。
写真・画像の記録が可能
「MEDIBASE」はタブレット端末で撮影した写真・画像を電子カルテに取り込むことができます。さらに登録した写真を重ねたり、並べたりして比較できるので、治療の一連の過程を画像で記録できるでしょう。
また、治療前後の写真を比較することで、患者さんへのインフォームドコンセントにも役立てられます。
また、取り込んだ写真に文字を挿入し、線で囲むことも可能です。診察時の気になる情報を書き加えておくと、より丁寧な記録になります。
予約システムと予約管理も可能
MEDIBASEは予約システムとの連携が可能です。このため、予約管理も一元化できます。
画面では、カレンダーを見るように予約状況を確認できるので、一目で予約の有無や空き状況をチェックできます。
カレンダー画面内の予約患者の枠から、直接カルテを開き編集・閲覧ができるので、入力作業などの事務業務が効率化されるでしょう。
予約システムは患者さん自身がインターネット上で予約できるので、予約受付の軽減にもつながります。
自由診療に必要な役務管理も利用可能
保険診療とは違い自由診療には役務管理が必要です。「MEDIBASE」は高額で複数回の施術を行う診療や治療コースを管理することができます。
実施した回数、施術日、施術者の名前を一画面で確認することができ、患者さんの治療状況の管理が容易です。
さらに契約の期限や金額も表示されるので、患者さんの治療コースの進行具合を確認する場合にも便利です。
2017年の特定商取引法の改正で、美容医療のクーリングオフが一部可能となったこともあり、電子カルテで役務管理をしておくと、事実確認をする時に大変役立ちます。
クラウド型なのでコストも抑えられる
電子カルテにはオンプレミス型、クラウド型の2種類があります。従来の電子カルテはオンプレミス型が主流でした。しかしデータを保存するためのサーバー設置に高額な初期費用がかかるため、クリニックや診療所では導入を見送る理由の1つになっていました。一方クラウド型は、初期費用10万円程度と低コストなのが特徴で、クラウド型の「MEDIBASE」は、パソコン台数・利用人数は無制限で月額39,800円と低価格でご利用いただけます。
クリニックの顧客管理にお悩みならぜひ一度ご連絡ください
近年は、新型コロナウイルスの影響もあり、医療業界全体が経営困難に陥りやすくなっていますが、電子カルテの導入によって適切な顧客管理を行い、業務の効率をアップすれば、厳しい状況の中でも経営の維持につなげることができるでしょう。
クリニックの顧客管理でお悩みの場合は、ぜひ一度当社へご連絡ください。
