クリニックの予約システムの選び方
クリニックでは、患者さんの待ち時間の改善や、受付業務の業務負担の軽減のために、予約システムの導入を検討されているクリニックもあるでしょう。とはいえ、さまざまな予約システムがあり、どれを選べばよいか悩んでいる方も多いのではないでしょうか？
この記事では、クリニックの予約システムを導入するメリットや選び方について解説していますので、ぜひ参考にしてください。
目次
クリニックの予約システム導入のメリット
予約システムとは、患者さんがインターネットを介して、診察予約を行えるシステムです。システムを導入することで業務の効率化が図れ、クリニック・患者さんの両者がメリットを得られます。
また近年では、新型コロナウイルス感染症がクリニックの予約制導入に影響を与えています。日本医師会から提示されたガイドラインでは、患者間が一定の距離を保てるような措置を講じるように記載されています。待合室での密を避けるため、感染予防対策として予約制を開始したクリニックもあり、予約システムは注目ツールの1つでしょう。
参考：新型コロナウイルス感染症対策 医療機関向けガイドライン
患者さんの待ち時間を軽減できる
予約システムはインターネットを介して、診察予約できるシステムです。インターネット環境さえあれば、時間や場所を選ばずに予約することができます。
さらに、予約システムを用いることで、患者さんの待ち時間を大幅に軽減できるでしょう。予約システムの種類によっては、診察の進行具合がわかるものや、自分の順番までの時間をお知らせしてくれる機能を搭載しているものもあります。
患者さんの待ち時間によるストレスも軽減され、患者満足度の向上にも効果的です。
また、長時間待合室にいることが軽減されるので、診察室の密閉状態を避けられ、感染症対策にもつながります。
受付業務の軽減ができる
予約システムを導入すれば、患者さんからの予約の電話対応が減り、事務作業の手を止めることが少なくなるでしょう。さらに来院時の受付処理も簡単で、受付業務を軽減できます。
予約状況を一目で確認できるので、会計時の次回来院予約も簡単です。
また、受付時のダブルブッキングや抜け漏れなどのミスも減らすことができ、リスク削減にもつながります。
曜日による患者数の増減を均等にできる
「月曜日の朝は患者さんが多い」「土日に患者さんが多い」「休診日の次の日が混んでしまう」など、クリニックによって曜日での混み具合が変わることは多く有ります。
予約システムを導入すると、予約状態が一目で把握できます。
予約の空いている曜日・時間帯に予約を誘導することで、曜日や時間による来院者数を均等にすることができるでしょう。スタッフも患者さんへの対応がしやすくなりますし、待ち時間も軽減され、顧客満足度も上げることができるでしょう。
感染症対策になる
予約システムを導入すると、患者さんの待ち時間を最小限にできるため、院内感染の対策にも効果的です。
日本医師会の『新型コロナウイルス感染症対策 医療機関向けガイドライン』では、患者間が一定の距離を保てるような措置を講じることが記されています。
予約システムを利用すると、患者さんの受診が重なる状態を軽減でき、待ち時間を大幅に軽減できるでしょう。
診察室での密を避けるため、感染予防対策として予約制を開始したクリニックもあり、予約システムは注目のツールの1つでしょう。実際に2019年に4都道府県で開業したクリニックを対象にした調査では、62％と半数以上が予約システムを導入しています。
集患につながる
近年インターネットの普及は高まっています。クリニックを探す際も、患者さんがインターネットで検索し、予約をするようになりました。
予約システムを導入すると、患者さん自身がインターネットで予約を取れるようになります。インターネット環境さえあれば、時間や場所を選ばずに予約可能です。日中の時間は忙しくて、電話予約ができない方や電話が苦手な方にとっては、非常に便利なシステムです。
予約するのを忘れてしまい、受診が先延ばしになる、リピート率が下がるのを防ぐこともできます。
クリニックの予約システムの料金相場
クリニック向けの予約システムは、さまざまな会社が展開しており、サービスの内容や料金の設定はさまざまです。
初期費用が無料のシステムもあれば、15～50万円前後の初期費用が必要なものもあります。月額利用料も1～3万円程度と幅があります。
電子カルテやレセプトコンピューターなど、連携できるシステムの多様なもの、サービス内容が幅広いものは、初期費用や月額の利用料金も高くなりがちです。一方、低価格の場合は、連携できるシステムが限定的などの特徴があります。
クラウド型の電子カルテ「MEDIBASE」では初期費用8万円から、月額費用は2万円から予約システムの連携が可能です。
それぞれで提供されているサービスを確認し、自院に合った予約システムを選択することが大切でしょう。
予約システムの選び方
クリニック向けの予約システムは、業務の効率化や患者さんの待ち時間軽減、集患効果など、さまざまなメリットが得られます。
ただし、サービスの内容によって、初期費用や月額利用料金に大きく幅があります。
自院に合った機能は何か、電子カルテやレセプトコンピューターとの連携が可能なのかといった視点をもって、本当に自院に必要な予約システムを選ぶことが大切です。
電子カルテとの連携ができるかで選ぶ
業務効率化を目指すためには、予約システムと電子カルテと連携できるという点は大切です。
とくに、すでに電子カルテを導入している場合は、自院が導入している電子カルテやレセプトコンピューターとの連携が可能な予約システムかどうかを必ず確認しましょう。
電子カルテと連携できれば、データを共有できるため、転記作業などが不要で予約のミスなどが起きにくくなります。
まだ電子カルテが未導入であれば、予約システムとの連携機能・プランが準備されたものを選ぶと、スムーズに運用開始できます。
運用の相談やサポートが充実しているかで選ぶ
予約システムの運用を成功させるためには、自院に合った予約システムのサービスや機能を選ぶことが重要です。
自院のクリニック運営の課題を解決できるような予約システムを実装するためには、メーカーの運用の相談やサポート体制が充実していることは必須です。
予約システムにもさまざまな機能を付与できます。受付業務の現状を踏まえて、予約システムを選びましょう。
システムがシンプルで使いやすいかで選ぶ
自院の経営や業務上の課題にもよりますが、予約システムはシンプルで使いやすいものが良いでしょう。
多くの機能を搭載させても複雑になってしまい、効果的に活用できない可能性があります。便利そうだからといって、機能を増やすとその分コストもかさむので注意しましょう。
また、予約システムが分かりづらいと患者さんにも不満を与えてしまいます。
電子カルテが未導入で、予約システムとともに導入することを検討する場合には、パソコンなど機器操作に不慣れなスタッフも多いので、なおさらシンプルで使いやすいシステムを選択するほうが良いでしょう。
MEDIBASEは予約システム連携可能な電子カルテ
「MEDIBASE」は、予約システムとの連携も可能で、患者によるインターネット診療予約や、呼び出しディスプレイ、キャッシュレス対応、SMSや自動電話予約などの、患者さんの予約を促しやすい機能を搭載しています。データの統計・分析機能もあり、経営管理にも役立ちます。
ここからはMEDIBASEで連携できる予約システムの機能をご紹介します。
予約情報を一括管理可能
「MEDIBASE」と予約システムを連携することにより、予約された情報を一括管理できます。
患者さんが来院された時の受付も、タッチパネルで簡単に済み、医療事務スタッフの受付業務やカルテ操作の負担を軽減できるでしょう。その分、患者さんへの直接的なサービスを充実させ、患者満足度の向上を目指すことも可能です。
LINEで簡単に予約を取ることができる
「MEDIBASE」で連携する予約システムでは、LINEで簡単に予約を取れます。
LINEは、2022年3月時点で、日本のユーザー9,200万人が利用するコミュニケーションアプリです。近年では、連絡ツールとして一般的になっています。
他のSNSに比べ、幅広い年齢層で使われているアプリなので、患者さんにとっても予約も取りやすくなり、集患も見込めるでしょう。
カレンダーのように予約・受付状況を確認できる
予約・受付状況を確認する画面は、カレンダーのように空いている予約枠が一目で確認できます。このため、電話予約が入った場合でも、空いている枠にスムーズに誘導でき、予約受付業務の負担が軽減されるでしょう。
また、予約カレンダー画面の患者さんの枠から、直接カルテ画面を開き編集できる機能がありますので、わざわざカルテから検索して開く必要がありません。
一目で予約枠がわかるので、予約をダブルブッキングしてしまうようなミスが起きにくく、予約管理がしやすいのが特徴です。
予約システム以外のMEDIBASEの便利な機能
「MEDIBASE」は予約システム以外にも、便利な機能を搭載しています。
役務管理機能
美容医療などでは、より治療効果を得るために、複数回をセットにしたコースを設定している場合が多いです。
「MEDIBASE」は、そのようなコース診療の管理を簡単にできる役務管理機能を搭載しています。
施術日の度に、照射数など施術に合った記録を自動的に呼び出すこともでき、必要な記録の漏れを予防し記録も容易です。施術の残数、施術日、施術担当者、コースの利用期限などが記録できるので、効率的に施術を行えます。
文書管理機能
クリニックでは、問診表や同意書、診断書など、一部手書きが必要な文書の管理が必要です。特に同意書などは、患者さんにサインを頂き、それを控えとして保管する必要があります。
「MEDIBASE」は、これらの紙書類をスキャンして取り込みます。電子カルテ内で、全ての文書を確認でき、とても効率的です。
データ分析機能
クリニックの経営を維持・成長させるためには、現在の経営の現状把握や分析は必須です。「MEDIBASE」には、日計表の機能、収入分析の機能など、経営に役立つデータ分析機能が備わっています。
日計表は1日の診察が終了した際に、レジにあるお金と請求書で照合を簡単に行えます。
そして、これまでの売上の分析も簡単です。日ごとの売上推移や、過去の売上も容易に確認できます。新患率も算出されるので、自院の取り組んでいる集客の評価も可能でしょう。
施術別の売上を日単位・月単位で確認することもできるため、自院の強みや改善が必要な点を明確化でき、経営管理に役立ちます。
自由診療向け電子カルテならMEDIBASEへ
予約システムは、業務の効率化、患者さんの待ち時間軽減、集患効果など、クリニックの経営に重要な役割を果たします。
導入をする場合、確かに費用はかかりますが、得られる経済効果や業務の効率化、患者満足度の向上につながります。
自院の特徴に合わせて、機能をカスタマイズすればコストを抑えることも可能です。
予約システム・電子カルテの導入をお考えの場合は、ぜひMEDIBASEにご相談ください。
クリニックの経営の課題や目標を伺いながら、適したプランをご提案いたします。
