美容外科/美容皮膚科におすすめの電子カルテとは？選定ポイントやメリットをご紹介

多くの医療機関で電子カルテの普及が進み、政府は電子カルテの標準化を目指しています。一般病院やクリニック向けの製品が多い中で、美容外科や美容皮膚科などの自由診療に特化した電子カルテを導入しているクリニックが増加しています。

自由診療をメインに行っているクリニックが電子カルテを導入すると、複雑な事務管理が簡素化するため作業効率がグッと上がり、コスト削減や収益アップの効果が期待できます。

この記事では、美容外科で使いやすい電子カルテ選定のポイントと、おすすめの電子カルテをご紹介していきます。

美容外科の病院・クリニックの課題

美容外科や美容皮膚科など美容に関するクリニックでは、病気や疾患などを治療する一般的な病院・診療所とは違う特別な管理などが必要です。

保険診療ではないため、自由に金額や診察内容を設定できる反面、管理する業務や独自の規定などを細かく定める必要もでできます。

そんな美容外科・皮膚科で滞りない診療を進めるためには、さまざまな工夫と戦略がクリニック運営の要となるでしょう。では、美容外科・美容皮膚科クリニックでの課題や問題点はどのようなものがあるのでしょうか？いくつか例を挙げていきます。

自由診療が多く電子カルテの選択肢が少ない

美容外科や美容皮膚科の診療内容は、ほとんどが自由診療です。そのため、一般的な保険診療をメインに行うクリニック向けの機能が充実している電子カルテでは、使いにくかったり機能が不足していたりといった問題があります。

自由診療をメインに行うクリニックで管理する必要がある特商法に関する役務や契約書面、画像などを、簡単に管理できる機能を備えた電子カルテを探さない限り、電子カルテを導入するメリットはあまりないと言えるでしょう。導入により作業効率が悪くなったり、確認する事項が増えてしまったりと、逆効果になる可能性もあるため、導入前によく比較して検討する必要があります。

当日キャンセルや離脱が多い

自由診療の診察内容は緊急性の低い施術が多いため、患者さんの当日キャンセルや契約途中での離脱が発生してしまいます。予約日の数日前に連絡があれば、別の患者さんの施術予約を入れられますが、当日の連絡だと飛び込みの患者さんが来ない限りクリニックに損害がでてしまいます。

また、契約コースの有効期限や残り回数を確認しながらキャンセル処理をしたり、次回予約確認の連絡をしたりと、事務作業も増えてしまうため、悪質な場合はキャンセル料を徴収することもあります。

さらに、コース契約の途中で離脱してしまう患者さんも少なくありません。他院へ乗り換え、クリニックへの不満、施術への効果が期待できないなど、原因はさまざまです。

順番待ちが多く、患者さんを待たせてしまう

美容外科・美容皮膚科などの美容に関するクリニックでは、女性の患者さんが多くそれぞれの悩みを抱えて来院します。受ける施術は違えど、コンプレックス解消やさらなる美しさを求めている患者さんがほとんどです。カウンセリングの際に細かい説明が必要であったり、プライバシーに配慮した空間作りが必要になるため、どうしても回転よく運営するのが難しい場合があります。

また、予約外の来院では予約の患者さんの合間で診察することになります。効率的な診察のために予約制を取っているクリニックがほとんどなので、飛び入り来院は待ち時間が長くなる傾向があります。予約の患者さんと飛び入りで順番待ちの患者さんの双方の時間を無駄にしないよう、うまく診療を進めていく工夫が必要です。

長く付き合う患者さんが多く、管理が大変

美容外科や美容皮膚科では、診療内容によっては、12回や24回といった長期間に渡るコース契約もたくさん存在します。一つの契約でもカルテ内容や写真などの画像管理、同意書やサービス概要書などの書類など、管理するものが多岐に渡るため事務作業が大変です。

また、紙ベースで管理していると誤って紛失したり、探す作業に時間がかかったりと、効率の悪い業務が増えてしまいます。受付での雑務が減ると、患者さんへよりよいサービスを提供することができ、患者満足度の向上も期待できます。

美容外科・美容皮膚科が電子カルテを導入するメリット

これまでに述べたような多岐に渡る管理と、集患や患者離脱の抑制対策なども並行して行う必要があることが分かりました。

電子カルテを導入することにより、これまで手動で行っていた業務が自動化されるため、時間を要していた作業に手間をかける必要がなくなります。

では、電子カルテをうまく使いこなすと、クリニック・診療所と患者さんの双方にどのようなメリットがあるのでしょうか？詳しく解説していきます。

データ共有が容易で、患者さんを待たせない

電子カルテはサーバーで患者さんの診察内容や検査結果、経過などを保管しています。データは複数のパソコンやタブレット端末、スマートフォンからでも閲覧・編集が可能なため、クリニック内での情報共有がスムーズです。

また、追加された情報はタイムリーに反映されるため、離れた場所にいるスタッフ間でも迅速なやり取りが行えます。紙カルテを探しだし、手書きで記入したり患者さんの移動に合わせて運んだりといった時間も短縮できるため、患者さんの待ち時間短縮にも大きな効果を期待できます。

人為的ミスを減らすことができる

紙カルテでは、医師が直接記入するため診療内容の記入ミスやスタッフの読み間違いなど、人為的なミスが起こりがちです。電子カルテの場合は、ほとんどの製品に入力・選択に誤りがあると知らせてくれる「自動チェック機能」が搭載されています。また、文字はテキストベースなので特定の人が読めないなどの問題も起こりません。

電子カルテにはカルテの入力をサポートする機能もたくさんあり、入力自体が半自動化されます。予測入力機能なども併用することにより、正確なカルテが早く簡単に作成できるため、安心・安全な医療提供の実現が可能です。

予約管理・会計管理も容易に

電子カルテは、予約管理から会計管理までをパソコンやタブレット端末で簡単に管理できるものもあります。検索機能を使用すると簡単に患者情報を引き出すことができ、受付での電話予約対応中の診察コース確認などがスムーズに行えます。

また、診察が終わった医師がカルテを記入すると、自動で会計も計算されるので計算ミスを防げます。受付で計算する時間も発生しないため、会計待ちの時間短縮にも繋がります。患者情報に予約・会計などの情報を紐づけている製品を選ぶと、受付での業務負担が軽くなります。

美容外科・美容皮膚科で電子カルテを導入する際のポイント

美容外科や美容皮膚科のような自由診療をメインに行うクリニックでは、自社にサーバーを設置しない「クラウド型電子カルテ」がおすすめです。クラウド上のレンタルサーバーにデータを保管するため、分院展開をしているクリニック間の情報共有が可能になります。

また、紙カルテや紙ベースの書類と電子カルテの併用も可能です。それぞれのクリニックの規模や診療スタイルに合わせて導入を検討しましょう。

電子カルテの機能の中でも、自由診療がメインのクリニック運営で役に立つ機能をいくつかご紹介します。導入する際の参考に覚えておくとよいでしょう。

書類管理ができるのものを選ぶ

美容外科や美容皮膚科では、レーザー治療や注入施術、麻酔や切開が必要な手術などさまざまな治療があります。施術の前に同意書やサービス概要書にサインをしてもらう必要があるため、紙ベースの書類の取り扱いが多いです。

電子カルテを導入する前に、こういった紙で処理していた書類の管理も行えるかを確認してみましょう。これまでの書類をスキャンしてデータとして管理できる機能を搭載した製品もあります。

自由診療にも対応できるものを選ぶ

美容外科や美容皮膚科といった専門分野に特化したクリニックでは、診療内容が保険診療よりも自由診療がほとんどの場合が多いです。自由診療はそれぞれのクリニックで金額やコース内容を設定できるため、保険診療をメインとする一般病院向けの電子カルテでは使いにくいことがあります。

自由診療に特化した診療コース機能やインターネット予約管理、分院展開にも対応できる電子カルテを選ぶと、クリニック全体の業務が簡潔化します。

役務管理機能が付いたものを選ぶ

自由診療の多いクリニックでは診療コースが多様なため、それぞれのクリニックで使いやすい電子カルテを探す必要があります。役務管理が必要な診療コースを取り入れているクリニックは、コースの回数・消化などを簡単に管理できる機能の付いた電子カルテを選ぶとよいでしょう。

一括して管理できるようになると、受付での作業が効率化するだけでなく、診療室にいる医師や看護師との伝達ミス防止などの効果も期待できます。誤った施術を施行しないためにも、分かりやすい管理機能があれば便利です。

画像管理機能が付いたものを選ぶ

患者さんの施術部位などの写真を管理できる電子カルテを選ぶと、カウンセリングの際のインフォームドコンセントに役立ちます。保存した写真を重ねたり並べて比較したりすることができるため、ビフォーアフター画像として効果の有無も簡単に確認できます。

また、実際に撮った画像や資料を用いることによって、分かりやすい説明を行うことができるため、患者さんの施術への理解も深まるでしょう。画像管理の簡潔化と、患者満足度の向上が期待できる嬉しい機能です。

自由診療の多い美容外科/皮膚科におすすめの電子カルテ「MEDIBASE」

クラウド型電子カルテのMEDIBASEは、自由診療をメインに行う専門クリニックなどでの使用を想定し、自由診療に特化して開発されています。

画像管理や文書管理などの基本的な機能はもちろん、予約・受付管理機能やデータ分析機能など、医師やスタッフの業務を効率化させるさまざまな機能が備わっています。

また、クラウド型のためサーバー管理やバックアップの手間もかからず、新しく機器を購入する必要もありません。

予約管理から会計管理までワンストップ

患者さんの予約・受付・会計がタッチパネルですべて完了します。

予約管理システムとの連携で、患者さん自身がインターネット上で予約もできます。電話で予約を受け付ける業務が減るため、事務作業の効率が上がりスタッフの負担も軽減できます。LINEからも簡単に予約ができるため、新患・再来を増やし、離脱の抑制にも効果的です。

診察が終わった患者さんの情報を医師が入力するとすぐに反映されるため、オンライン上で受付と診察室の情報をワンストップで共有でき、会計業務もスムーズになります。

役務管理機能も可能

美容外科や美容皮膚科などで、患者管理に必須な役務管理機能が備わっています。契約コースの回数・消化・抹消などを一括して管理でき、診療開始のたびにそれぞれのコース内容の確認が簡単です。

患者情報に紐づけて管理するため、患者情報から契約しているコースや残り回数、有効期限が一目で確認できます。複数のコースや施術を併用している場合の管理も患者情報から閲覧できるため、患者さんからの問い合わせにもスムーズに対応でき戸惑うことがありません。

シェーマ機能も搭載

紙カルテのような自由な書き込みを可能にする「WYSIWYG（ウィジウィグ）エディタ」を搭載しています。この機能は、強調したい文字の大きさや太さを変更したり、文字色や背景色を変えたりすることが可能です。ほかにもシェーマの挿入も可能で、患者さんの症状の詳細を分かりやすくカルテに書き留めることができます。文字だけでは伝わりにくい症状も、シェーマ機能の使用でより詳細に記載し、患者さんへの説明にも有用です。

まとめ

美容外科や美容皮膚科で使いやすい電子カルテの選び方、ポイントをご紹介しました。一概に電子カルテが優れているとは限りませんが、導入によりもたらされるメリットがたくさんあります。

電子カルテは診察内容や管理する必要のある業務など、それぞれのクリニックに合ったものを選ぶことが重要です。MEDIBASEは、数少ないクラウド型の自由診療に特化した電子カルテです。美容外科・美容皮膚科で電子カルテ導入をお悩みの方は、ぜひ一度ご相談ください。