電子カルテの保守費用の相場とは？費用をおさえるポイントも紹介

電子カルテシステムの安定稼働のために必要な保守費用。システムに問題がなくても毎月の支払いが必要で、長期的にみると費用がかさみます。

電子カルテの運用には、導入費用や保守費用以外にも、オプションなど追加料金がかさみ、悩んでいる方もいるでしょう。

この記事では、保守費用の相場や費用を抑えるポイントについて解説しています。

電子カルテの保守費用の相場は？

保守費用とは、電子カルテシステムの安定稼働をサポートするため、何らかの問題・障害が発生した場合に対応できる体制を整えるのに必要な費用のことです。

保守費用は、毎月一定の金額を支払うことがほとんどで、実際に作業が生じた場合、追加の費用が必要になることもあります。

ここではオンプレミス型とクラウド型の保守費用の相場を解説します。

オンプレミス型の場合

オンプレミス型の電子カルテは、施設内にカルテデータを保管するサーバーを設置します。そして、ローカルネットワークを構築して、電子カルテシステムとして運用します。

オンプレミス型のスムーズな運用のためには、保守契約をして、これらハードウェアの機器管理を依頼する必要があります。

オンプレミス型の保守費用は月に約数万円程度と言われています。

何も起きなくても費用がかかるので、納得できない方もいるかもしれません。

システムに不具合が起きた時にすぐに対処してもらうための、一種の「保険」のようなものとしてとらえる必要があります。

クラウド型の場合

クラウド型の電子カルテは、インターネットを介して、クラウド事業者のサーバーにデータを保存・管理するので、院内にサーバー設置が必要ありません。

クラウドサーバーのメンテナンスやシステム更新は、クラウド業者が行うので、クリニック施設内でのメンテナンス作業は不要です。

また、パソコンなどは専用のものではないため、特殊な保守管理は必要ありません。カルテとサーバーをつなぐインターネットも、契約しているプロバイダとやり取りのみです。

このためクラウド型では保守費用は不要で、月額利用料金だけの支払いになることがほとんどです。

保守費用以外にかかる費用

電子カルテを導入すると、保守費用以外にも必要な費用が多数あります。

最も高額なものは導入費用で、このほかには、サポートサービス費用やライセンス/端末追加費用、移行費用などの細かな費用が必要です。

つい、導入費用などの大きな金額に目が行きがちですが、費用を抑えるためには、細かい費用まで把握しておくことが大切です。

導入費用

オンプレミス型は、カルテデータを保存・管理するサーバーを購入する必要があります。

さらにシステム専用のパソコンなどのハードウェアの購入、サーバーとパソコンを接続するローカルネットワークの構築作業費用が必要です。

全てを設置した後はシステムの初期設定の費用もかかり、全ての導入費用は500万円程度と、オンプレミス型は高額になりがちです。

一方クラウド型はシステムやアプリケーションの設定費用の10万円程度が必要になることが多いですが、オンプレミス型と比べるとコストをかなり抑えることができます。

サポートサービス費用

電子カルテを導入する場合、多くのスタッフは電子カルテの使い方が分からない状態です。特に紙カルテからの移行であればなおさらでしょう。

このためベンダーでは、カルテの操作説明や操作練習のサポートサービスを準備しています。

ほとんどのベンダーはオプションとして提供しているので、別途費用がかかります。日々の業務効率を上げるためには、電子カルテの操作に早期に慣れることが肝心です。費用対効果を考え、サポートサービスの利用を決めると良いでしょう。

ライセンス/端末追加費用

ライセンスとは、カルテにログインできる人数のことで、端末追加費用は電子カルテに追加する端末にかかる費用です。

料金体系は主に3パターンあります。

ライセンス	料金体系
クライアントライセンス	パソコン台数で決まる
ユーザーライセンス	利用人数で決まる
利用人数、病院規模別ライセンス	料金体系が数段階ボリュームディスカウントあり

なかには、利用者数、パソコン台数無制限の電子カルテもあります。

今後の事業拡大までを見込んで、選ぶと長期的なコスト対策になります。

移行費用

電子カルテを導入する際、紙カルテから移行、電子カルテの買い替えの2パターンが考えられます。

ベンダーによってはオプションで、カルテデータの移行作業を担ってくれる場合があります。

ただし、必ずしもカルテデータを全て移行させる必要はありません。

紙カルテを残して、電子カルテを併用して運用することができますし、移行前の電子カルテ端末を、カルテデータの保存と参照用として残しておくことも可能です。

移行サービスはデータ移行が必要かをよく検討して利用しましょう。

電子カルテの費用をおさえるポイントとは？

電子カルテの特徴を踏まえ、自院の経済状況にあった電子カルテを厳選することで、費用を抑えることができるでしょう。

電子カルテの費用を抑えるポイントは次の3つです。

5年間の総コストを算出し、比較検討する
補助金制度を検討する
複数社に見積もり依頼をする

サービスや価格設定がさまざまなので、費用対効果をよく考えて検討しましょう。

予算を明確にする

電子カルテの費用を抑えるためには、自院の経営状況や業務上の課題を把握しておくことが重要です。

どれだけ費用をかけられるか、課題解決のために絶対欠かせない機能は何か、と予算や選択基準を明確にすることで、無駄遣いを防ぐことができます。

ただし、コストを抑えるがあまり、必要な機能が搭載されていないことがないように注意しなければなりません。

また、オプションや維持費も必要なので、長期的な予算を検討することが重要です。

5年間の総コストを算出し、比較検討する

オンプレミス型は、5年ごとにシステム更新のため買い替えを行う必要があります。

このため、5年を一区切りにして、各電子カルテの総コストを算出して比較すると、どの電子カルテがコスト削減できるかがわかります。

オンプレミス型は初期費用が数百万と高額ですが、クラウド型は初期費用が10万円程度です。維持費は同程度なので、初期費用の差が5年間縮まることがありません。

実際に自院が気になる電子カルテを比較検討すると、コスト削減のヒントになります。

補助金制度を検討する

日本では電子カルテの標準化を目指し、政府や都道府県が補助金を準備しています。

その事業の1つであるIT導入補助金は、業務効率化や課題解決のためのITツール導入の経費を一部補助してくれます。

電子カルテも対象で医療施設も通常枠で申請可能で、補助金の交付が決定すれば、導入に必要な費用の二分の一（30万～150万円未満）を補助金で受け取ることができます。

MEDIBASEは、IT導入支援事業者です。利用する際はIT導入補助金を利用することができますので、お気軽にご相談ください。

複数社に見積もり依頼をする

現在、電子カルテは種類が豊富で選択肢が広がっています。

コスト面や機能面において、より自院にマッチするシステムを選ぶためには、気になっている複数社に見積もりを依頼すると良いでしょう。

いくつかの見積もりがあれば、比較対象ができるので費用や機能を客観的に比較することができます。

なお見積もりは、できる限り同じ時期・同じ条件で依頼することで、より効果的な比較になります。

数枚の見積もりがあると、価格交渉をする指標にもなります。

電子カルテの見積もり依頼をする際のチェックリスト

各ベンダーにチェックリストを提示すれば、同じ条件の見積もりを手に入れられます。

チェックリストに入れるべき主な項目をまとめています。

項目	具体的な記載内容
パソコンなどの端末機器台数と利用人数	利用したい端末台数と人数
利用したいオプション	操作説明などのサポートサービス利用したいオプションを全て記載
電子カルテデータのバックアップ費用	・クラウドでのバックアップ・自院内のサーバーでのバックアップ自院の希望を記載する
予約システムなどの連携	連携させたいシステムを列挙
既存システム・機器との連携の可否	既存システム・機器を列挙
外部検査会社との連携	連携したい外部検査会社を記載
自院の規模・特徴	利用人数、有床・無床、院外からの電子カルテへの接続希望などを記載

自院が必要とするサービスをチェックリストに記載し、より効果的な見積もりの比較ができるようにしましょう。

費用を抑えるならクラウド型電子カルテへの移行がおすすめ

一般的に保守費用はひと月数万円であることが多く、導入費に比べると少なく感じるかもしれません。

しかし、1年、2年と長期的にみると大きな金額になっていきます。

このため、電子カルテのコストを抑えたい場合は、保守費用が不要なクラウド型電子カルテの導入、あるいは移行がおすすめです。

保守費用がかからない分、自院の業務改善に効果的なオプション機能を搭載させることもできるでしょう。

初期費用や月額利用料も低価格なのでおすすめの電子カルテです。

自由診療に特化した電子カルテならMEDIBASE

MEDIBASEは自由診療に特化した電子カルテです。

クラウド型なので、サーバーのメンテナンスやシステム更新は事業者側で行うため、保守費用が不要です。

月額利用料は39,800円～で、利用するパソコン台数、利用者数は無制限です。これから、クリニックの規模を大きくしたいとお考えの場合も、ライセンスでコストがかさむことがありません。

自由診療に特化しているため、役務管理や収入分析など、経営に役立つ機能やオプションも充実しています。

まとめ

保守費用は導入費用に比べると金額が小さく、あまり気にならないかもしれません。しかし、長期的に考えると、大きな金額を支払うことになるとわかります。

電子カルテを導入すれば、サポートサービスやカルテデータの移行など、細かな費用がかかるため、できる限り不要なコストは抑えるべきでしょう。

そのためには、自院にとって必要な機能やサービスを厳選することが重要です。

自院の現状を分析して、よりマッチする電子カルテをお選びください。