電子カルテと予約システムは連動させるべき？連携のメリットと電子カルテの選び方
予約システムを導入すると、インターネット上で患者さんが予約を取れるようになります。電子カルテと連動させて導入することで、電話受付が減る、情報の転記が不要になるなど、スタッフの業務負担を軽減できます。
このようなメリットから、自院でも電子カルテと予約システムを連動させたいとお考えの先生もいらっしゃるでしょう。
そこでこの記事では、連動させるメリットと、予約システムと連動できる電子カルテの選び方について解説しています。
目次
電子カルテと予約システムを連携させるメリット
予約システムを導入すると、患者さんがインターネット上で予約を取れるようになります。昨今の新型コロナウイルス感染拡大によって、予約制導入を進めている医療施設もあり、予約システムは注目すべきツールの1つでしょう。
予約システムのみでの使用も可能ですが、電子カルテと連携させることで、より予約管理を容易にします。
ここでは、電子カルテと予約システムを連携させるメリットについて紹介いたします。
カルテ操作や受付業務を軽減できる
予約システムは、患者さんが来院した際の受付をチェックインのように処理できます。そして電子カルテと連動させることで、来院情報を電子カルテ内に反映でき、わざわざ電子カルテ側で入力する必要がありません。
受付情報は、電子カルテに一覧になって反映されるので、受付が済んだ時間や「予約」「診察待ち」などの、患者さんの受付の状態を確認可能です。診察室にいる医師が、受付の状況把握をしながら、診療を進めることもできるようになるでしょう。
また、電子カルテに登録した情報を予約システムに連携できるので、カルテ操作や受付業務などのスタッフの業務負担を軽減させることができます。
カルテに転記するミスがなくなる
予約システムでは、患者さんがインターネット上で予約を取れます。
電子カルテと連携させると、予約システムで得た情報を電子カルテ側に流用することが可能です。例えば新規患者さんが予約システムを利用して診察予約をした場合、氏名や住所、
生年月日など、入力された基本情報を電子カルテに自動反映させることができるので、電子カルテ側への転記が必要なくなり、入力ミスをなくせます。
ただし、患者さん自身が予約した際に、間違いがあることも。新規の患者さんの場合は、基本情報のデータについては、初回来院時にしっかり確認をして、正しい情報を登録できるようにする必要があります。
ベンダーが1つなので、管理しやすい
電子カルテと予約システムを同じベンダーで連携させると、導入時の手続き・初期設定などを同時に行えるので契約時の手間が減ります。
料金の支払いについても、ベンダーが共通なので、別会社に月額料金を支払う必要がなく、一括で支払いができます。
電子カルテ連携型予約システムの選び方
予約システムを導入すると、スタッフの業務効率がアップし、患者さんの待ち時間の軽減、集患の効果などさまざまなメリットを得られます。
電子カルテと連動して、効果的に利用するためにより使いやすいシステムを選ぶことが大切でしょう。
電子カルテ連携型予約システムの選び方のポイントは、次の5つです。
- 操作性の簡単さで選ぶ
- 機能で選ぶ
- サポート体制があるかで選ぶ
- 価格で選ぶ
- 数社からの見積もりをもらって選ぶ
です。
操作性の簡単さで選ぶ
電子カルテ連動型の予約システムを導入する場合、操作性が簡単でシンプルなものが使いやすいでしょう。
予約システムの中にも、さまざまな機能を持ち合わせたサービスが多々あります。しかし、多くの機能があっても、操作が複雑になって効果的に利用できない状態に陥ることがあります。
自院の業務の課題を解決できる機能を優先して、できるだけシンプルなシステムを選ぶのがおすすめです。
機能で選ぶ
予約システムには、患者さんがインターネットを使って予約する以外にも、多くの便利な機能が搭載されています。
受診のリマインド送信機能などといった集患に役立つ機能、データの分析機能などの経営に役立つ機能など、予約システムによってさまざまです。
各ベンダーの提供するサービスによって搭載されている機能に違いはあるので、自院が必要だと思う機能が搭載された予約システムを選ぶようにしましょう。
サポート体制があるかで選ぶ
電子カルテや予約システムが急に動かなくなってしまった、という時に、すぐに対応してくれるサポート体制があるかどうかも、導入を考える時に見ておきたいポイントの1つです。
メールや電話でのサポートを行ってくれる場合も多いですので、サポートが必要な時にはどこに連絡をすればいいのかや、サポートの受付時間などを導入前に確認しておきましょう。
価格で選ぶ
電子カルテ連動型予約システムは多くのベンダーが展開しています。各ベンダーによって、搭載されている機能や料金設定は様々です。
予約システムのみの料金相場は、初期費用が無料のものから、15～50万円前後の初期費用が必要なものもあります。
高額なものは、連携させるシステムが他社間であったり、ホームページ制作やコンサルタントなどのサービスが付与されていたりと、機能が多彩なのが特徴です。
一方、自社のサービス同士を連携させた、電子カルテ連動型予約システムは、比較的低コストの傾向があります。
数社から見積もりをもらって選ぶ
電子カルテと連動できる予約システムは多数あります。
それぞれの公式サイトを確認して、搭載されている機能の内容や価格を比べることも可能です。
しかし公式サイトの情報だけでは、自院にあった内容で比較することは困難です。特に価格に関しては、問い合わせを求めているベンダーも少なくありません。
実際に導入を検討する場合には、数社から見積もりをもらって選びましょう。
見積もりをお願いする際には、できる限り同じような条件で依頼します。そうすることで、客観的に見比べられますし、価格交渉をする際の材料としても効果的です。
予約システムと連動した電子カルテ「MEDIBASE」
「MEDIBASE」は、予約システムと連動した電子カルテです。
オプション機能として他社の予約システムと連動できるようにしています。電子カルテと予約システムの同時導入を検討している場合は、同じベンダーで導入できるので契約時の手間を軽減できるでしょう。
電子カルテ・予約システムとも、とてもシンプルな設計なので、紙カルテからの移行の場合もおすすめのシステムです。
月額2万円から予約システムと連携が可能
「MEDIBASE」の電子カルテ自体の基本料金は月々39,800円からの料金設定になっています。使用するパソコンや利用者が何人でも、月額利用料は変わりません。
そして、予約システムを連動させる場合は、初期費用8万円から、月額の利用料は2万円からとなっています。
「MEDIBASE」と連携できる予約システムは、患者さんによるインターネット診療予約が可能で、受付の業務の軽減を期待できます。
予約システムはオプションなので、不要な場合には外すことも可能です。その場合は、基本料金のみで電子カルテとしてご利用いただけます。
LINEでの予約にも対応している
「MEDIBASE」で連携している予約システムは、LINEで簡単に予約できる機能を搭載しています。
LINEの日本におけるユーザーは、2022年3月時点で9,200万人と多くの人が利用し、コミュニケーションツールとして一般化しています。
幅広い年齢層で利用されているアプリなので、多くの患者さんにご利用いただけることが期待されます。
LINE予約は身近で簡単な方法です。時間や場所も選ばず予約ができ、患者さんにとっても便利な機能と言えるでしょう。
その他機能も充実
「MEDIBASE」は自由診療に特化したクラウド型の電子カルテです。自由診療は保険診療とは違った管理が必要です。複数回の施術コースの役務管理を行う必要があります。
「MEDIBASE」は予約システム以外にも、役務管理機能など、業務改善や経営管理に便利な機能が充実しています。
また、紙カルテからの移行で、パソコン操作に不慣れな場合でも、使用しやすい画面デザインも特徴です。
収入分析で経営に役立つ
日々の経営状態を把握することは、クリニックの経営を維持・成長させるために重要な作業です。「MEDIBASE」には収入分析を自動でできる機能が搭載されており、経営に役立つデータ分析を行えます。
収入分析では、日ごとの売り上げの推移、過去の売り上げの状態を容易に確認できます。前月比も算出されるので、過去と比較してその月の収入分析を行うことも可能です。
自由診療では、人気が高い施術を把握し、患者さんの需要を把握しながら医療サービスの提供を検討することも大切ですので、診療別の売上分析機能があれば、経営の方針も決めやすくなるはずです。
役務管理で複雑になりがちなコース診療も容易に
美容クリニックなどでは、より治療効果を発揮させるため、複数回にわたる施術コースを提供しているところも多いです。
何回目の施術なのか、支払い方法は何か、など管理すべき内容は複雑です。施術の内容自体もさまざまなので、患者さんが増えるほど役務管理の負担は大きくなるでしょう。
「MEDIBASE」では役務管理機能を搭載しており、何回目の施術なのか、残りの治療回数は何回かなどをすぐに確認でき、施術コースの管理も容易になります。
また、月の契約推移の情報分析や、預かり金と消化した金額も算出されるため、経営分析にも役立ちます。
複数医院の連携も可能
「MEDIBASE」では、複数医院で電子カルテを連携させることが可能です。複数医院で利用できるようにすると、同一画面で一律に情報を確認できます。
また複数医院で連携することによって、多くの医師がカルテ情報を確認して、治療方針を話し合うことができます。患者さんにとっても、より良い医療が提供できるようになるでしょう。
特許取得済みの直接編集機能
一般的な電子カルテは、入力するたびに、入力用の小さな画面がカルテ上に表示されます。このため、カルテが隠れてしまい、患者さんの情報を見ながら入力できない、といった不都合が生じがちです。
「MEDIBASE」は特許取得済みの直接編集機能を備えています。これまでのカルテのように、入力用の小さな画面が開かないため、カルテが隠れません。記録を書きながら、オーダー入力を同時に行うこともできます。
入力や編集したい箇所をクリックするだけで、入力できるようになるので、カルテを直接操作できるわかりやすい編集機能です。
自由診療の電子カルテなら「MEDIBASE」にお任せください
「MEDIBASE」は自由診療に特化した電子カルテです。
予約システムを連携させることで、患者さんの待ち時間を短縮したり、いつでも予約ができるようになったりと、患者満足度の向上も目指せます。
スタッフの業務負担も軽減されるので、患者さんへの直接的なケアに時間をかけられ、医療サービスの質向上にもつながるでしょう。
機能は充実していますが、クラウド型の電子カルテなので、初期費用も10万円程度からと導入コストを抑えることも可能です。
自由診療のクリニックで、電子カルテや予約システムの連携をご検討であれば、ぜひ一度ご相談ください。
