【2024年】IT導入補助金で電子カルテを導入する流れ
業務効率化や売り上げの向上を目的に、ITツールの導入経費を一部補助してくれる、IT導入補助金。電子カルテの導入にも活用できるので、医療業界でも注目されています。
しかし、申請方法やスケジュールの組み方など、不明点が多いと感じている方も多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、IT導入補助金で電子カルテを導入する流れについて具体的に解説しています。
目次
2024年IT導入補助金の受付が開始
IT導入補助金は、中小企業・小規模事業者の課題解決、業務効率の向上をサポートすることを目的とした事業で、電子カルテもその対象のITツールです。
2024年のIT導入補助金の受付は、2024年2月からすでに開始されています。
IT導入補助金を利用して電子カルテをクリニックに導入したい場合は、申請スケジュールを確認して各フェーズの期限に間に合うように準備を進める必要があります。
交付申請・事業実績報告のスケジュール
IT導入補助金の交付申請から事業実績報告までのスケジュールにおいて、交付申請、事業実施期間、事業実績報告のフェーズにそれぞれ期限が設けられており、概ね７カ月で進行しなければなりません。
交付申請から交付決定日までが約1カ月間で、交付決定の連絡より前に、ITツールの発注・契約・支払いを行ってしまうと、補助金をもらえませんので注意しましょう。
交付が決定したら、約6カ月間の事業実施期間内に事業を進め、事業実績報告をします。
なお、補助金の支払いは、事業実績報告から約2カ月が目安になっており、事業実施報告を早く提出できれば支払いも早まります。
電子カルテの導入にも利用可能
電子カルテはＩＴツールに該当するので、ＩＴ導入補助金の申請対象です。
IT導入補助金はいくつかの類型で分類され、それぞれ補助するITツールの種類や補助金額の条件が異なります。
「通常枠」は、ITツール導入する際に申請でき、電子カルテの導入は通常枠を利用することになります。
電子カルテを導入する際のIT導入補助金の申請方法
電子カルテの導入でＩＴ導入補助金を申請する際は、決められたスケジュール・手順を守って進めていかなければなりません。
一度書類を提出すると、変更・差し替えができない、比較的厳しい申請になっていますので、
申請方法を確認して、漏れのないよう慎重に進めなければなりません。
また、スムーズに申請を進めるために、IT導入事業者と連携を図ることも大切です。
IT導入補助金について理解する
IT導入補助金は、中小企業・小規模事業者の課題やニーズに合ったITツールを導入する経費を補助し、業務効率や売上アップを支援することを目的とします。
過去の採択率はどの枠でも50～60％程度とも言われており、採択率は高い傾向にあります。とはいえ、必ず受給できる補助金ではないことを理解しておかなければなりません。採択されなかった場合を想定し、電子カルテの導入計画を進めましょう。
事業者・ツールの選定
IT導入補助金を申請する場合、IT導入補助金事業に登録している事業者・ツールから選ぶ必要があります。
自院が導入したいと考えていた事業者・電子カルテが登録されているとは限りませんので、登録されている事業者とツールを事前にチェックする必要があります。
IT導入補助金の公式サイトから検索可能ですが、各年度で登録事業者・ツールは変更されるため、該当する年度で確認し自院に合った電子カルテを探しましょう。
現在は2022年度の事業者・ツールが掲載されていますので、公式サイトをご確認ください。
※IT導入支援事業者・ITツール検索 https://it-shien.smrj.go.jp/search/
「gBizIDプライム」アカウントの取得
gBizIDプライムは、法人・個人事業主のための「共通認証システム」GビズIDのアカウントの一種です。さまざまな行政サービスにログインでき、多くの補助金の申請時に必須になっています。
gBizIDプライムのアカウントを取得するためには、登録申請書、印鑑証明書、代表者印（個人は実印）を提出します。登録完了までには1～2週間程かかるため、IT導入補助金の申請期限を踏まえて、アカウント取得をすすめる必要があります。
「SECURITY ACTION」の実施
SECURITY ACTIONは、中小企業もしくは小規模事業者など自らが、情報セキュリティ対策に取り組むことを、「自己宣言」する制度です。
取り組み目標に応じ、「★ 一つ星」「★★ 二つ星」のロゴマークあり、これを使用するために、要件にある情報セキュリティ対策に取り組みます。
ロゴマークのダウンロードは申し込みから1～2週間程度かかるので、申請期限に間に合うように実施しましょう。
なお、IT導入補助金では、「一つ星」「二つ星」どちらかの宣言が交付申請の要件です。
交付申請
交付申請する際には、IT導入支援事業者との間で商談を進めながら事業計画を策定します。
医療施設側は次のような流れで、交付申請を進めます。
・IT導入支援事業者から、「申請マイページ」の招待を受ける
・申請情報の入力・必要書類を添付
・IT導入支援事業者が、申請するITツール情報、事業計画値を入力
・「申請マイページ」で入力内容の最終確認、申請に対して宣誓し事務局に提出
申請書はIT導入支援事業者と共同作成するので、抜けのないよう円滑にコミュニケーションを取りましょう。
交付決定
事務局から交付決定の連絡を受けた後、事業の実施に移ります。交付決定の連絡を受ける前に、ITツールの発注・契約・支払いなどを行った場合、補助金の交付を受けられないので要注意です。
補助事業が完了したら、次の流れで事務局に事業実績報告をします。
・医療施設側が「申請マイページ」から事業実績報告を作成し、必要な情報、ITツールの発注・契約・支払いなど証憑を添付
・IT導入支援事業者が事業実践報告の内容確認、必要情報を入力
・最終確認をして、医療施設側が事務局に事業実績報告書を提出
MEDIBASEはIT導入補助金の登録事業者です
株式会社メディベースが提供する、「MEDIBASE」は、IT導入補助金の補助対象ツールとして認定を受けています。
2024年度のIT導入補助金を申請してから、MEDIBASEを選択していただけるようになりました。補助金の交付が決定すれば、導入に必要な費用の１/２（30万～150万円未満）を補助金としてお受け取りいただけます。
MEDIBASEの特徴・メリット
自由診療向けクラウド型の電子カルテであることが、MEDIBASEの特徴です。
自由診療のクリニックの経営・業務改善に役立つ機能を豊富に搭載しています。
電子カルテの導入では高いコストがかかるイメージですが、MEDIBASEは初期費用10万円程度と低コストで導入できるのが大きなメリットです。
IT導入補助金を申請すれば、さらに経費削減につなげられます。
自由診療をメインで扱う電子カルテ
MEDIBASEは、自由診療をメインで扱うクリニックでの使用を想定して開発されました。
画像管理や文書管理といった医師の業務効率化に役立つ機能をはじめ、分院展開、データ分析機能なども備えています。
自由診療では分院展開されていることも珍しくありません。分院管理があれば、分院先で施術を受けた患者さんのカルテ記載もでき、連携がスムーズです。
また日々の収入分析や患者数統計などのデータ分析機能はクリニックの経営管理にも役立ちます。
予約システムとの連携も可能
予約システムとの連携が可能で、患者さん自身がインターネットで診療の予約を取れるようになります。時間、場所を選ばないので、「診療時間内に電話予約をする暇がなかった」といった理由での予約の先延ばしを予防できます。
待ち時間を削減できるため、患者さんの満足度の向上にも効果的でしょう。
さらに予約情報は電子カルテで一括管理でき、受付での予約管理が容易になります。予約受付の電話対応が減るので、患者さんへの直接的な対応に時間をかけられます。
役務管理機能も搭載
MEDIBASEには、自由診療の患者管理に必要な、役務管理機能が備わっています。
施術コースの契約に伴う総回数や消化回数、残回数、有効期限を患者さんのカルテ内から一目で確認できます。
また、1人の患者さんが複数のコースを併用している場合、管理が複雑になりがちですが、役務管理機能を使うと、コースの契約内容、進行状況をそれぞれ管理できシンプルです。
確認が簡単なので、患者さんから問い合わせがあった場合もスムーズに対応できるでしょう。
月額45,000円～利用可能
電子カルテを導入するとき、気がかりなのは高額になりがちなコストです。電子カルテの導入を見送る理由の1つでもあります。
MEDIBASEは、月額45,000円から利用可能でランニングコストを抑えられます。しかも、使用するパソコン台数、利用人数は無制限で、1医院あたりの月額料金は変わりません。
また月額の利用料で、バックアップやバージョンアップはすべて事業者が対応するため、費用や労力面でのご負担をかけることはありません。
電子カルテの導入ならMEDIBASEへご相談ください
電子カルテを活用することで、クリニックの業務効率化に役立ち、スタッフの業務負担の軽減、患者さんの満足度の向上につなげられます。
保険医療業界では、クラウド型の電子カルテが多く提供されていますが、自由診療に特化したものは少ないのが現状です。自由診療を扱うクリニックで、電子カルテをご検討の場合は、ぜひMEDIBASEにご相談ください。
2024年度のIT導入補助金の申請をご検討の場合もスムーズに対応いたします。
