紙カルテを破棄する方法は？保管期間やデータ化の方法
長年診療を続けている医療機関では紙カルテが増え、保管期限を過ぎたものに関して廃棄を検討されている担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。紙カルテを廃棄する場合は、保管期限や電子データ化のルールを守りながら、個人情報の取り扱いに注意して進めていく必要があります。そこで今回は、紙カルテの保管期限やデータ化の方法、破棄方法について説明します。
目次
紙カルテの廃棄はしてもいい？
紙カルテを使用している医療機関では、紙カルテの量が増え保管スペースの確保に苦労しているのではないでしょうか。中には、何年も受診のない患者さんのカルテが山積みというケースもあるかもしれません。
紙カルテは、ルールを守ることで廃棄が可能になります。廃棄できれば、保管スペースに余裕ができるでしょう。ここでは、どのような場合に紙カルテを廃棄できるかについて解説していきます。
保管期間を守れば破棄しても良い
保管期限は医師法第24条2項に定められており、診療録（カルテ）は5年間の保管が義務付けられています。また、保管開始のタイミングには注意が必要です。保険医療機関及び保険医療養担当規則第9条には、「患者の診療録にあっては、その完結の日から五年間とする」とされています。診療日から5年間ではなく、一連の診療が完結した日から5年間になります。
これらの法律に定められた期限を守れば、紙カルテを破棄できます。
ただし、保管期限を間違えないよう確認し、慎重に破棄を進める必要があるでしょう。
参考：保険医療機関及び保険医療養担当規則 | e-Gov法令検索
電子カルテ移行後の紙カルテも破棄して良い
紙カルテの情報を電子カルテに移行した場合も、紙カルテの破棄が可能です。
ただし、厚生労働省の「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン第5版」※3に定められた、e-文書法を順守する必要があります。
紙カルテの電子化に際しては、その都度遅延なく「電子署名」と「タイムスタンプ」を付与することが義務付けられており、これによって元の紙カルテと同等の原本性を保持できます。蓄積した紙カルテの電子化には、さらに厳しい条件が課せられます。実施前は実施計画書を立て、患者さんからの同意を得ること、外部の厳格な監査を受けることが必須です。
※3厚生労働省：医療情報システムの安全管理に関するガイドライン 第 5.2 版 本編
紙カルテの破棄方法
保管期間が終了した紙カルテや、電子カルテにデータを移行して不要になった紙カルテは、破棄することが可能です。
紙カルテの破棄の方法はいくつかあるので見ていきましょう。
- 自院でシュレッダーにかけて破棄する
- 機密文書処理業者に委託する
いずれにしても、多くの患者さんの個人情報を含んだ紙カルテの取り扱いには、厳重な注意が必要です。ここでは、それぞれの方法の詳細と注意点について解説していきます。
自院でシュレッダーにかけて破棄する
カルテには、患者さんの氏名・住所・年齢・性別などの基本情報以外にも、現病歴・既往歴・家族情報など多くの重要な個人情報が記載されています。このため、院外への流出を防ぐ為に確実なセキュリティ対策を施して破棄する必要があります。
破棄方法の1つに、自院でのシュレッダー処理があります。院内でシュレッダーをするので、紙カルテを読める形で院外に持ち出すことはありません。
しかし、膨大な量を確実にシュレッダーする必要があるので時間や手間がかかり、スタッフにより労力をかけることになります。
機密文書処理業者に委託する
もう一つの紙カルテの破棄方法は、機密文書処理業者への委託です。一般的にはこの方法で紙カルテを破棄する場合が多いでしょう。
この場合は、個人情報を含んだ紙カルテを院外に持ち出すことになるので、取り扱いには注意しなければなりません。
2022年4月1日の個人情報保護法改正により、「本人の権利保護の強化」や「事業者の責務の追加」などが付け加えられ、個人情報の取り扱いがさらに厳しくなっています。
このように、法律によって個人情報の取り扱いは厳重化されましたが、しっかり信頼できる機密文書処理業者であることを確認した上で委託することが必須です。
機密文書処理業者の選定ポイント
紙カルテの破棄において、患者さんの個人情報を保護するためには、信頼できる機密文書処理業者を選定することが大切です。
選定のポイントは以下の通りです。
- 同一業者内ですべての処理工程が終了する
- ISMS認証（JAPHICマーク）を取得している
- 廃棄時に立会いができる業者である
- 処理終了後に「廃棄処理証明書」を発行している
中には専用の段ボールを用意し、鍵付きの専用車両で集荷することで、飛散や紛失による情報漏洩を予防する業者もあります。
ISMS認証はセキュリティ体制を担保するための重要な要素なので、チェックすべきポイントの一つです。
紙カルテの破棄を依頼した場合の料金
機密文書処理業者に破棄を依頼した場合、破砕・溶解・細断などの処理の料金は1,000〜1,500円前後です。
これに別途運送料がプラスになります。こちらは各業者の設定料金に幅があるようで、運送の距離によって必要な費用がプラスになる場合もあります。
運送費は、概ね1,500円〜5,000円前後が多いですが、院内のスタッフの労働効率を考えると、業者に依頼をしたほうがかえってコストを抑えられるかもしれません。
紙カルテの保管期間とは？
紙カルテ（診療録）の保管期間は、医師法と保険医療機関及び保険医療養担当規則により、一連の診療が完結した日から5年間と定められています。この保管期間は保険診療・自由診療の両方に該当します。
また、レントゲンフィルムの保管期間は3年間です。「医療法施行規則第二十条」では2年間とされていますが、「保険医療機関及び保険医療養担当規則」には3年間と記載されているので長い方に合わせて保管します。さらに、新鮮凍結人血漿・人免疫グロブリンなどの特定生物由来製品については、20年間の保管期間が定められています。これは、感染症などの問題が生じた場合の対策のためです。
参考：保険医療機関及び保険医療養担当規則(◆昭和32年04月30日厚生省令第15号)
紙カルテの保管に関する法律
紙カルテの保管に関して定められている法律は、「医師法」と「保険医療機関及び保険医療養担当規則」です。紙カルテの保管期限である5年間を守らずに破棄してしまうと、医師法において50万円以下の罰金が科せられることも定められています。
保険医療機関及び保険医療養担当規則に関しては、厚生労働省の省令の位置づけなので医師法違反のようなペナルティは生じません。ただし、保険医療機関として適切に守る義務があります。関係する法律については確認しておく必要があります。
日本医師会では、永久保管することを推奨している
カルテの保管期間は5年間とされていますが、日本医師会の「医師の職業倫理指針第3版」においては、カルテの永久保管を推奨しています。これは、医療事故や医療過誤が発生した場合に、事実調査のためにカルテ開示を求められることがあるからです。カルテの情報は非常に重要です。
民事上の損害賠償請求権の時効が20年ですので、手元に紙カルテなどの治療記録が残っていないと不利になるということを忘れてはいけません。大学病院などではカルテの永久保管に方針を変えているところもあり、クリニックや診療所においてもできる限り長期的な保管が望ましいでしょう。
紙カルテを永久保管する場合には電子化が必須
紙カルテを永久保管するためには、電子化が必要です。紙媒体のままでは、時間の経過とともに量が増え続け、保管場所の確保がますます困難になることが予想されます。
専用業者に委託し外部倉庫で保管するという方法もありますが、業者が閉業になる等の可能性もあり、永久保管には向きません。
また、紙媒体のままで長期間保管すると、紙が傷んでしまい、情報を読み取ることが難しくなります。
紙カルテのデータ化について
紙カルテをデータ化するには次の2つの方法があります。
- 自院でデータ化する
- 専門業者に依頼する
どちらにしても、「医療情報システム安全管理に関するガイドライン第5.2版」に沿って、スキャンデータに原本性を付与する必要があります。
また、スキャンについても厚生労働省からの通知、「診療録等をスキャナー等により電子化して保管する場合について」に従って作業を行うことが求められています。
自院でデータ化する
自院でデータ化する場合には、一定の画質を保てる精度のスキャナーが必要です。「医療情報システム安全管理に関するガイドライン第5.2版」では、画質に関する基準が具体的には定められていません。ただし、何でも良いという訳ではなく、第3版までに記載されていた『300dpi、RGB 各 8 ビット以上』が目安です。これに準ずる精度のスキャナーを使用する必要があります。
また、記録の改ざん防止の措置も必要です。スキャンに係る運用管理規定を定め、読み取り後の確認作業を行う情報作成管理者を配置しなければなりません。
加えて電子署名法に適合した電子署名、タイムスタンプを遅延なく付与する責任が明確に生じます。
専門業者に依頼する
自院でデータ化する場合、スタッフが作業を行うため、個人情報を保護するという観点からは理想的です。しかし、スキャナーの取り込み作業に人員を割くため業務効率が悪くなってしまいます。スキャンに慣れていない場合は、ゆがんでしまったり、漏れが生じたりということも考えられるでしょう。専門業者に依頼すれば、スタッフの通常業務が滞ることはなく、スキャンミスの心配もありません。
業者によっては派遣サービスがあり、院外にカルテを持ち出すことなく作業することができるので、安全管理も徹底できます。
紙カルテの管理に困ったら電子カルテの移行をおすすめします
ここまで紙カルテの廃棄やデータの電子化について解説してきました。紙カルテの管理に困っている場合は、電子カルテへの移行がおすすめです。
電子カルテには以下のようなメリットがあり、紙カルテの破棄や保管に関する課題を解消できます。
- 保管場所が必要ない
- スタッフ同士の共有が容易になる
- 読みやすく、ミス防止になる
- 文章作成の効率化ができる
それぞれを詳しく解説していきます。
保管場所が必要ない
電子カルテにはオンプレミス型とクラウド型の2種類があり、どちらもデータはサーバーに保存されます。オンプレミス型の場合は、サーバーシステムを院内に設置する必要があるため、スペース確保が必要です。ただし、新規の患者さんが増えても紙カルテのように増え続けることはありません。
クラウド型ではインターネットを介して、クラウド業者のサーバーに情報を保管します。そのため、サーバーを設置するためのスペースは必要ありません。
電子カルテに切り替えることで、紙カルテの保管に使用していたスペースを有効活用できるでしょう。
スタッフ同士の共有が容易になる
電子カルテを導入すると、スタッフ同士の情報共有が容易かつ迅速に行えます。
電子カルテは、パソコンなどの端末で複数人のスタッフが同時に閲覧・記録することができるため、リアルタイムに情報共有が可能です。
インターネット上のサーバーにデータを保管するクラウド型の電子カルテであれば、院外であっても情報を閲覧・記録することができ、在宅医療などにも活用できるでしょう。
また、紙カルテのようにカルテを探したり、運んだりする必要もなくなるので業務の効率化にもつながります。
読みやすく、ミス防止になる
サインなど、一部手書きが残りますが、電子カルテの記録は、基本的にはデジタルです。紙カルテの場合に起こり得る、手書きの「読みづらさ」は生じません。これによって、読み違いによるミスが原因の、医療事故を防ぐことができるでしょう。
さらに、診療計画・医師の指示・処方内容など、それぞれの項目別にわかりやすく表示されています。「どこに何が書かれているか分からない」といった状況が起きにくく、指示の見落としや処方内容の見間違いなどを予防することも可能です。
文章作成の効率化ができる
電子カルテには、診断書や紹介状など各種文章のテンプレートが揃っています。また、自院の診療の特徴に合わせた文章のテンプレートを作成することも可能です。さらに、それぞれの文書には患者氏名、IDが自動反映されるシステムもあり便利です。
また、過去のデータも簡単に検索でき、データをコピーして貼り付けすることで転記ミスも予防できます。このように、電子カルテを運用すると医師の文書作成の手間を大幅に省くことができて、業務の効率化につながるでしょう。
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