美容皮膚科向け電子カルテとは？選び方や導入するメリットをご紹介

電子カルテの多くは保険診療向けの製品が多いのが現状です。このため、電子カルテの導入が遅れている美容皮膚科も少なくありません。この記事では、美容皮膚科に向いている電子カルテの選び方のポイントと、電子カルテのメリット・デメリットを解説します。

電子カルテとは？

電子カルテとは、紙カルテに手書き記入してきた診療内容などを、電子化するシステムです。

コンピューター上で編集した診療録を、電子データとして保管・参照することができます。診療に重要な役割を果たす、看護記録や検査画像などデータもまとめて管理できる上、紹介状・診断書といった書類作成、保管など医療事務もサポートします。

病院の経営的視点から見て重要なのが、診療報酬を請求する診療報酬明細書の作成を行う、医事管理システムです。電子カルテには、この医事会計システムが一体型になった製品、分離型の製品があります。

電子カルテの種類

電子カルテは、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。

オンプレミス型の電子カルテは、病院やクリニック内に設置したサーバーで、データの保存・管理をします。専用のローカルネットワークで院内のコンピューターを接続するため、院内完結型のシステムです。専用の機器が必要なため、初期費用、維持ともに高額です。

クラウド型の電子カルテは、インターネット回線を通じてクラウド事業者が持つサーバーを借りてデータの保存・管理を行います。院内にサーバーや専門機器の設置が必要ないため、初期費用が抑えられるのが特徴です。

紙カルテとの違い

紙カルテと電子カルテの違いは多くありますが、ここでは特徴的な2点を紹介します。

リアルタイムなカルテの閲覧と記録が可能

紙カルテの場合、複数人が同時にカルテを使うことができません。誰かがカルテを使っている場合、使い終わるのを待つ必要があります。一方電子カルテは、複数の医療者や事務員が同時に同じ患者のカルテを開くことができます。つまり、リアルタイムで情報を確認し、入力をすることができるのです。

診療録の保管スペースが不要

患者の診療録は5年間保存することが定められています。紙カルテの場合は膨大な書類を保管するスペースが必須です。電子カルテは、電子化したデータをサーバーに保管するため、スペースは必要ありません。

美容皮膚科で導入する電子カルテの選び方

美容皮膚科で電子カルテを導入する場合、電子カルテの運用がスムーズで、後の経営にもメリットをもたらすシステム選びが必要になります。さらに、病院の理念や目的にフィットした電子カルテを選択する事で、質の高い診療が提供できるようになり、患者さんにとっても大きなメリットがあるのです。

システム選びの主なポイントは次の3つです。

• 自由診療対応で、患者情報の管理が簡単かつ迅速
• 電子カルテ導入費・維持費が低コスト
• 予約システムなどとの連携による業務の効率化

ここでは上記のポイントを踏まえ電子カルテの選び方について解説します。

自由診療の施術内容に合わせられるものを選ぶ

美容皮膚科の治療の多くは自由診療で行われています。一定の効果を得るために単発の治療ではなく、コースを組んだ継続した施術が行われることがほとんどです。施術内容や時間も多岐にわたります。

さらに最近では、一部位の治療よりもセットメニュー治療の需要が高まっています。このような背景から、電子カルテで患者情報とともに、コースの回数や消化といった特定商取引法に関わる役務管理、予約管理ができるような、自由診療の複雑な施術内容に合わせられる電子カルテが望ましいでしょう。

クラウド型なら簡単に導入ができる

オンプレミス型はサーバーなどの専用機器の設置や維持に、数百万単位の高額な費用がかかります。一方、クラウド型の電子カルテは、サーバーや専用機器の設置が必要ないため、初期費用を数十万程度と抑えることが可能です。サーバーの保守・監視などの費用も必要ないので、月額料金の1万円～数万円程度で維持ができます。切り替えに必要な時間はクラウド型で1か月～数か月程度と短期間。さらに、予約管理システムなどのオンラインサービスとの連携をしやすく、業務の効率化を図ることができます。

電子カルテを導入するメリット

紙カルテでの運用においては、『カルテの保管の困難さ』『読み間違いや記載ミス』『情報共有のしにくさ』『リアルタイムでの情報確認が困難』など、多くのデメリットが挙げられます。業務効率の妨げになるだけでなく、患者さんへの診療の質を担保できない恐れがあります。

ここでは、このような紙カルテにおける問題を解決できる、電子カルテのメリットを紹介します。

業務効率を上げることができる

電子カルテでは、情報を一元管理することによって、スタッフ間の情報共有を促進させることができます。看護師の診療の補助や、医療事務による予約や会計もスムーズな流れを作ることができるでしょう。

医師の業務においては、情報を利活用できるため書類作成が効率化され、検査結果の確認やデータをカルテへ転記する作業をスピーディーに行うことができます。

このように業務効率が上がることで、直接的な診療やケアなど患者さんに時間をかけた対応が実現できるのです。

管理スペースを減らすことができる

電子カルテでは、パソコンやタブレットなどのデバイスを用いて、患者情報にアクセスできます。紙カルテや伝票など、紙ベースの書類の管理が不要になり、管理スペースを減らすことができます。さらに、同意書や紹介状などの紙データについては、スキャンした後に、電子署名・タイムスタンプを付与すれば原紙と認められます。このため紙の保管は必要ありません。

また、クラウド型の電子カルテを用いた場合は、サーバーなどの機器を院内に設置する必要もないので管理スペースは不要です。

人為的ミスを減らすことができる

紙カルテは、手書きの字であることによる読み間違いが生じやすく、最悪の場合は医療事故につながるケースもあります。また、美容皮膚科などの自由診療の予約は、出勤している医師・看護師、医療機器や設備の空きなど、確認内容が複雑です。電話対応と手書きの予約一覧ではミスが生じやすい環境だと言えます。

一方、電子カルテはデジタルなので、手書きで起きていた読み間違いは生じなくなります。

また電子カルテと予約システムを連動させることで、オンライン上での予約受付が可能になり、予約ミスを減らすことができるでしょう。

必要な情報をリアルタイムで確認できる

電子カルテでは1人の患者さんのカルテを複数のスタッフが同時に確認、入力することができます。職種の違うスタッフ同士が、互いの情報を共有できるため、リアルタイムで患者さんの状況を把握することができるようになるのです。患者さんにとっては、「自分の事を把握してくれている」という安心感につながります。これは病院への信頼が高まる大きなメリットと言えるでしょう。

さらに、受付からカルテ記入、その後の会計業務や処方箋の発行まで、人の手によって紙のカルテが行き来することなくスムーズな対応が可能です。結果、患者さんの会計や検査などの待ち時間は短くなり、サービスの向上につながるのです。

電子カルテのデメリット

電子カルテを導入することは業務の効率化や患者サービスの質向上など、病院の経営にとっては大きなメリットがあります。ただし初めて導入するとなると、多少デメリットもあるのが事実です。特に電子カルテの導入を検討している段階にある小規模病院や、自由診療を扱う病院にとっては、電子カルテのデメリットは特に気になることでしょう。

ここでは、導入時に問題になるデメリットについて解説します。

操作に慣れるまでが大変

紙カルテの使用歴が長い場合、紙カルテで業務をすることがスタッフにとって当たり前になっています。デメリットが多いように見えても、実際に働く医師やスタッフにとっては使いやすいものになっているのです。電子カルテの操作に慣れてもらうためのレクチャーが必要です。

また、紙カルテで運用していた病院では、業務内でパソコンに触れる機会はほとんどなく、パソコンへの苦手意識を持つスタッフがいることがあります。システムの操作だけでなく、パソコン操作のサポートも必要です。

運用にコストがかかる

電子カルテの種類によって、運用にかかるコストは大きく違います。オンプレミス型の電子カルテでは、サーバーなど情報システムを施設内に設置するため、初期費用は500万前後と高額です。さらに5年に1度程の頻度でシステムの更新が行われ、この時に高額な初期費用が必要になることがあります。

一方、クラウド型の電子カルテは、サーバーの設置が必要ないため初期費用は数十万円です。月額の支払いは数万円で収まります。さらに、システムの更新などの費用が掛からないため、長期的に見ても低コストと言えます。

自由診療に対応していないものも多い

2000年代より、クラウド型の電子カルテが登場してきましたが、そのすべてが保険診療向けの製品になっていました。自由診療向けの電子カルテは、オンプレミス型こそありましたが、先に述べたように高額であることがほとんどです。

これは、自由診療を行う診療所にとっては、電子カルテ導入を見送る大きな原因の1つになっています。

美容皮膚科で電子カルテを導入するならMEDIBASE

保険診療業界では、クラウド型電子カルテが多く提供されている中、自由診療に特化したクラウド型電子カルテがなく、美容皮膚科や形成外科、美容外科、皮膚科、審美歯科といった自由診療を行う診療所では、電子カルテを選択することが困難でした。

MEDIBASEは、自由診療業界でクラウド型電子カルテを提供している唯一のサービスです。

ここでは、美容皮膚科での導入にぴったりのMEDIBASEの機能の一部をご紹介いたします。

自由診療に特化した業界初のサービス

MEDIBASEでは、美容皮膚科で行うことの多い、高額で複数回にわたって施術するような特定商取引法に関わる役務（診療コース）を管理することが可能です。

また、写真を直接電子カルテに登録することができますので、患者様への説明に役立てることもできます。

直感的に操作でき、使いやすい

MEDIBASEの電子カルテの画面はとてもシンプル。このため情報入力や閲覧の際に、直感的に操作しやすいというメリットがあります。

入力のたびに小さな画面が開かない入力画面は、特許を取得しております。

さらに、従来の紙カルテのように自由に書き込むことができ、カルテのテンプレートもカスタマイズして書き込むことが可能です。

まとめ

美容皮膚科では、自由診療を行うことが多いため、それに適した電子カルテの導入が必要です。ですが、オンプレミス型の電子カルテが多く、自由診療に特化したクラウド型電子カルテはなかったので、導入時のコストや操作面で導入を諦めていた診療所も多かったのではないでしょうか。

従来のように紙カルテでの診察も可能ですが、紙カルテを継続使用した場合には、紙カルテ保管の問題、予約受付の手間がかかるなど、効率が悪く、結果的に患者さんへの直接的な診療やケアへの時間が割かれてしまいます。

クラウド型の電子カルテを導入することによって、業務の効率化の結果、患者さんへ質の高いサービスを提供することができ、病院経営の改善にもつながります。

MEDIBASEは、美容皮膚科などの自由診療を行う診療所に特化したクラウド型電子カルテです。

現在、美容皮膚科の開業をお考えの方や、電子カルテへの移行をお考えの方は、ぜひ一度ご相談ください。