電子カルテの使い方・使いこなすためのヒントをご紹介

医療現場で働くスタッフには多様な業務が発生し、それらの効率化と負担軽減を目的として電子カルテの導入を検討する医療施設は増加傾向にあります。しかし、これまで紙カルテを採用していた施設内では電子カルテの使い方や、使いこなせるかどうか不安を感じるスタッフも多いようです。

この記事ではそんな方々に向けて、電子カルテの使い方から使いこなすためのヒント、導入時に確認したいポイントなどを詳しく解説いたします。

電子カルテの使い方は難しい？

「これまで紙カルテを使ってきた」「機械操作が苦手」といった方は、電子カルテは使い方が難しいという印象を受けがちで、導入に抵抗を感じるのではないでしょうか。

しかし、導入する電子カルテの種類にもよりますが、ほとんどの電子カルテは業務の効率化や負担軽減を目的としているため、簡単に操作できる仕様になっています。

最初のうちは慣れない操作もあるかと思いますが、使っていくうちに便利さを体感できるはずです。

次の項目では、実際に自由診療に特化した電子カルテ「MEDIBASE」の使い方や機能についてご紹介していきます。

電子カルテMEDIBASEの便利な使い方

自由診療に特化した業界初の電子カルテで、導入率第1位を誇る「MEDIBASE」。

クラウド型電子カルテで、導入費用を低コストに抑えながらその後のランニングコストも月々一定で利用できることが魅力の一つです。

患者情報の管理が簡単、受付・予約業務との連携可能といったメリットで医師を含む医療スタッフの業務効率化をはかれます。

そんなMEDIBASEの便利な使い方8つについて詳しく見ていきましょう。

定型文・カルテ・文章テンプレートが作れる

カルテ内に情報を管理しやすいように事前に定型文や文章テンプレートを作成しておくことが可能です。

医師や看護師、カウンセラーによるカルテの記載時間が効率化されることによって、その分患者と接する時間が長くなり適切な診察を行うことにつながるでしょう。また、紙カルテに手書きで記入した場合、字が読みにくいなどの問題が発生し、書いてある内容を確認する手間が発生します。

電子カルテにはそういった心配がないため、医師から看護師・薬剤師などの医療スタッフへの情報伝達ミスをなくすことも期待できます。

紙カルテのように直接書き込める

電子カルテはテキストとして文章を打ち込むため、印象の残りにくさを懸念する医師が多いようです。しかし、MEDIBASEではテキスト入力だけでなく、紙カルテのように直接書き込むことができる機能が搭載されています。文字の大きさ・色・表現などを入力しながら確認する「ウィジウィグ」という機能で、簡単操作でシンプルな書き込みが可能。懸念点をなくすことができるでしょう。

小さな画面が開かないため直感的な操作が可能

MEDIBASEは入力機能が特徴的で、見たままのカルテを入力することができる「直接編集」をコンセプトの一つとして挙げています。この機能は特許取得済みで、業界初となっています。。具体的には、入力したい・変更したい項目を選択するだけでそのまま書き換えることが可能。直感的に使えて目線の動きが少なく思考を邪魔しない、オーダー専用小画面にカルテ情報が隠れないため、所見を書きながらオーダーをとるなど、並行して入力ができるなどのメリットがあります。

画像管理機能で比較・シェーマが簡単

美容皮膚科や美容外科といった自由診療を行うクリニックでは、施術前後の効果の比較や患者への説明のために画像を保存する必要があります。MEDIBASEには画像管理機能があり、比較やシェーマが簡単です。横に並べて表示する、説明部位に書き込みをすることで視覚的な情報を一緒に与えることにつながり、患者が納得できる診察・施術を提供ができるでしょう。これは、患者から信頼を得るために大切なことであり施術終了後もリピートが期待できます。

紙書類をスキャンして取り込める文章管理機能

MEDIBASEでは画像管理機能だけでなく、紙書類をスキャンして取り込むことができる文章管理機能も搭載しています。例えば、他院からの紹介で来院した患者は紹介状を持ってきます。その際に紹介状をスキャンして電子カルテ内に保存しておくことで新しいカルテと一緒にこれまでの診察履歴を確認することができます。紙カルテの場合、こういった紙書類をファイリングして保存する必要があったため、紛失リスクや保存スペース確保の問題がありました。文章管理機能は、こういった問題を解消することにつながっています。

重要事項のポップアップ機能

MEDIBASEでは重要事項のポップアップ機能が搭載されているため、患者の名前や診察券番号を入力、又はリストから選択するだけで禁忌・アレルギー・感染症・重要事項など、見落としてはいけない情報を把握することができます。

そのため、確認漏れで間違ったお薬を処方してしまうなどのミスを減らすことが可能です。

特定商取引の役務管理に対応

特定商取引法で、美容皮膚科や美容外科などで期間が1か月以上継続し料金が5万円以上発生する施術の場合は、役務管理の対象となります。MEDIBASEは自由診療に特化した電子カルテであるため、こういった特定商取引の役務管理に対応していることも大きな特徴です。

電子カルテを使いこなすには？

ここまで自由診療に特化した電子カルテ「MEDIBASE」について詳しく紹介してきましたが、電子カルテには他にもたくさんの種類があります。せっかく電子カルテを導入したのであれば、早い段階で使いこなせるようになりたいものです。電子カルテを使いこなすポイントをいくつか見ていきましょう。

研修や操作説明の場を設ける

全体研修や操作説明を受ける場を設けることで、スムーズに電子カルテを使いこなすことができるようになるはずです。電子カルテ導入時には、サービスを提供している企業・業者がこういった機会を設けている場合もあります。なかった場合は、パソコンや機械操作に詳しい方や電子カルテを操作した経験を有する方を中心に、医療施設内で自発的に研修や説明会を実施することをおすすめします。

電子カルテのサポートを受ける

電子カルテを導入するにあたってサポート体制の有無は重要です。導入時やセットアップ、導入後に何かトラブルが発生した時には適切なサポートを受ける必要があります。

また、導入直後は気づかなかった疑問点が出てくる可能性もありますので、導入後のサポートサービスがどのようなものなのかは確認しておきましょう。

定期的に有効活用できているか確認する

電子カルテには医療スタッフの業務の効率化、負担軽減を期待できる利便性の高い機能が数多く備わっています。

ですが、機能面ばかり重視して使いこなせていない場合は見直しが必要です。

電子カルテの機能を有効活用できているか、改善点がないかどうかを定期的に確認しておきましょう。

利用しているスタッフに電子カルテに関するアンケートを実施する、導入前後の変化を調べるといった対策を取ることが重要です。

人材育成をする

電子カルテのシステムに理解がある人材を育成することは、電子カルテを有効的に活用するために非常に大切なことです。

現場で実際に利用するスタッフが電子カルテについて課題や問題を抱えている場合、業務の効率化が進みません。現場のことを理解でき、電子カルテで対応できるところとできないところを見極めることができる人材が育成できれば、より業務効率化を図ることができるでしょう。

電子カルテ導入時に確認したいポイント

電子カルテの導入時には抑えておきたいポイントがいくつか存在します。事前に確認しておくことで導入後の思わぬトラブルを防ぎ、電子カルテを有効的に活用することができるでしょう。今回は具体的に4つのポイントについて説明していきます。

データ移行はできるか

すでに電子カルテや紙カルテでデータがある場合に、新たな電子カルテの導入を検討する際には、新しい電子カルテにデータを移行できるか事前に確認しましょう。

電子カルテの中にはデータの移行ができず新しい電子カルテにこれまでカルテ情報を手打ちで入力しなければならない場合もあります。

これはかなり手間がかかる作業になるため、データ移行が可能な電子カルテを選びましょう。また、電子カルテベンダーがデータ移行作業を代行してくれることがほとんどです。状況に応じて利用するかどうか確認しておきましょう。

契約期間について

クラウド型電子カルテの場合、一定の月額料金を支払うことで電子カルテの契約を継続できることが多いです。しかし、オンプレミス型電子カルテの場合サーバーやソフトウェアを5年ごとに交換しなければなりません。もし、契約期間の関係でサーバーやソフトウェアを交換する際には、導入時にかかった金額と同等の金額がかかることが想定され、莫大な支出になってしまいます

また、クラウド型電子カルテはサーバーを変える必要が有りませんが、途中で他の電子カルテに乗り換えたいという場合は、最低何年は使わなければならないという契約期間がある場合もあります。

契約期間は導入する電子カルテによって異なるため、事前に確認しましょう。

オプションの費用

電子カルテを利用する基本料金に加えてオプション費用がかかる場合もあるため事前に確認しましょう。

オプションの例をあげると、

• 導入後のサポートサービス
• マスタ設定
• 保険医薬品の画像・添付文章の追加
• オンライン診療システムの追加

などがあげられます。

クラウド型電子カルテはベンダーによって決められた機能を使うことになるので、自院に必要な機能はオプションで追加していくことになります。

オンプレミス型電子カルテはこういったオプション機能も自由にカスタムできるというメリットがありますが、サーバーやソフトウェア自体を構築・購入するため、費用が高額になることがほとんどです。

あらかじめ、初期費用とランニングコストを確認しておきましょう。

操作性・機能性

操作性と機能性は、電子カルテを導入する際に確認すべき最も重要なポイントです。

電子カルテを導入したはいいものの、利用するスタッフが使いづらいと感じる・業務が増えてしまっていると本末転倒です。

便利な機能が多い電子カルテでも、使い方を知り、慣れておかなければ業務効率化を図ることができませんので、しっかりと操作を確認する機会を設けましょう。

実際に使ってみなければ分からない点も多いため、予算や機能で電子カルテをある程度絞ったあとは、必ずデモで操作性や機能性を確認しておくことも大切です。

電子カルテ導入の準備はお早めに

電子カルテは現在の医療業界において必要不可欠なツールになってきています。しかし、使い方が難しいのでは？と操作面での不安がある方も多いのも事実。

電子カルテはひと昔前と比べ、非常に分かりやすく、使いやすさを売りにしたものも増えてきています。

今回お伝えした導入時の確認事項や使いこなすコツをおさえ、導入を検討する際には充分な情報を持っておくこと、余裕を持って準備することが大切です。

MEDIBASEでは、診療所向けの自由診療特化型電子カルテをご提供しております。現在開業をお考えの方や、電子カルテへの移行をお考えの方は、ぜひ一度ご相談ください。導入から導入後のサポートまで一貫して行わせていただきます。